Eine eigene Installation und eine eigene Datenbank, auf Servern in der Schweiz

Jedes Unternehmen, das bagai kauft, erhält seine eigene Installation: eigene Instanz, Datenbank, Dateiablage für Anhänge und Adresse. Zwischen zwei Installationen gibt es keine gemeinsamen Daten.

• Die Installationen und Datenbanken aller Unternehmen liegen auf GigaKube, dem verwalteten Kubernetes-Dienst von Daiko Lab SA in der Schweiz.
• Die Schweiz ist von der Europäischen Kommission als Land mit angemessenem Datenschutzniveau anerkannt, und dasselbe gilt für das Vereinigte Königreich: Ein Unternehmen aus der EU oder aus Grossbritannien braucht keine zusätzlichen Vertragsklauseln, um seine Daten hier zu halten.
• Jede Installation läuft in einem eigenen Kubernetes-Namespace.
• Netzwerkregeln (NetworkPolicy) bestimmen, wer mit wem kommunizieren darf: angewendet und im Betrieb geprüft.
• Einige optionale Funktionen laufen über externe Dienste: die Push-Benachrichtigungen über Firebase von Google, die Kalender über Microsoft 365 und Google, WhatsApp sowie die KI-Assistenten, die jedes Unternehmen selbst verbindet. Diese Funktionen sind standardmässig ausgeschaltet und werden nur dort eingeschaltet, wo sie gebraucht werden.
• Jede Installation hat ihre eigene Adresse, zum Beispiel ihrefirma.cust.bagai.ch, oder eine eigene Domain: eine, die Sie schon haben, über Ihr DNS verbunden, oder eine, die wir für Sie registrieren.

Niemand registriert sich selbst: Zugang hat nur, wer eingeladen wird.

• Wer bagai verwaltet, legt die Person an, und eine Einladung geht per E-Mail hinaus; wer sie annimmt, wählt das Passwort.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (TOTP), mit Wiederherstellungscodes für den Fall, dass das Handy nicht zur Hand ist.
• Passkeys, im Web.
• Passwort-Wiederherstellung und Bestätigung der E-Mail-Adresse.
• In den Apps (iPhone als Beta im November, Android als Beta im Dezember, die übrigen bis Ende 2026): ein Token pro Gerät, Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Liste der verbundenen Geräte.

Verlässt eine Person das Unternehmen, deaktivieren Sie ihr Konto, und jeder Zugang ist gesperrt: Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkey, offene Sitzungen, Tokens der Apps und der KI-Assistenten.

• Niemand deaktiviert sich selbst.
• Der letzte Administrator kann nicht verschwinden.
• Eine deaktivierte Person lässt sich bei Bedarf wieder aktivieren.

Die Berechtigungen liegen auf zwei unabhängigen Achsen: Die Stufe sagt, wie weit eine Person bagai verwaltet, die Abteilungsrollen sagen, was sie in der täglichen Arbeit sieht und tut.

• Die vorgegebenen Rollen sind Administration, Entwicklung, Techniker und Systemtechniker; geändert werden sie auf der Seite «Rollen».
• Ein Verwalter vergibt keine Rollen mit Berechtigungen, die er selbst nicht hat.
• Die Sichtbarkeit gilt überall: Listen, Ansichten, Kalender, Statistiken, CSV, Sprachsteuerung, Protokoll, KI-Assistenten.
• Rollen werden nicht per Sprache diktiert: Ein missverstandener Satz könnte Rechte vergeben, statt sie zu nutzen.

Eine Krankheit ist ein Gesundheitsdatum, und bagai behandelt sie so.

• Die Liste der Absenzen ist persönlich.
• Wer nur die Anwesenheiten sehen darf, sieht «Abwesend», ohne die Art.
• In externe Kalender schreibt bagai nie die Art oder den Grund einer Absenz.
• E-Mails zu einem Antrag gehen an die Person, die ihn genehmigen muss, und an die Person, die ihn gestellt hat.

Anhänge werden über bagai heruntergeladen, das jedes Mal die Berechtigung prüft. Nie über einen direkten Link auf die Ablage: Ein solcher Link bliebe gültig, auch nachdem die Berechtigung entzogen wurde.

• Keine SVG-Dateien und keine ausführbaren Dateien unter den erlaubten Dateitypen.
• Wer eine Aufgabe sieht, sieht die Dateinamen, lädt die Dateien aber nur mit Berechtigung herunter.

Push-Benachrichtigungen zu Absenzen, Erinnerungen an Termine und WhatsApp-Vorschlägen enthalten nur das Minimum.

• Sie laufen über Firebase Cloud Messaging, den Benachrichtigungsdienst von Google.
• Sie sind standardmässig ausgeschaltet: bagai funktioniert auch ohne sie genauso.

Die WhatsApp-Integration liest nur Arbeits-Chats und löscht die Nachrichten nach 30 Tagen.

• Gelesen werden die Chats mit Kolleginnen und Kollegen, an der Nummer erkannt, die Chats mit einem WhatsApp-Business-Label, das Sie gewählt haben, und die Chats mit Kunden nach Ihrer Bestätigung; alle anderen nur, wenn Sie sie von Hand einschalten.
• Von den übrigen Chats bleibt nichts zurück.
• Die Nachrichten sind verschlüsselt und werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Nichts wird in bagai gespeichert ohne Ihr «Annehmen», und ein Vorschlag verfällt nach 7 Tagen.
• Experimentell und standardmässig aus.

Solange sich die Sprachsteuerung einspielt, werden die Aufnahmen nur wenige Tage aufbewahrt, ausschliesslich um zu verstehen, warum ein Befehl missverstanden wurde. Danach werden sie automatisch gelöscht.

• Sie sind keine Anhänge, erscheinen in keiner Detailansicht und lassen sich in bagai nicht abspielen.
• Nutzen Sie die Spracherkennung Ihres Handys und senden bagai nur den Text, bewahrt bagai keine Aufnahme auf.
• Nutzen Ihre Mitarbeitenden die Sprachsteuerung, informieren Sie sie darüber, dass die Aufnahmen diese wenigen Tage aufbewahrt werden.

Ein KI-Assistent kommt nur mit der Freigabe einer Person in bagai, und mit den Berechtigungen dieser Person.

• Es braucht die Berechtigung ai.connect, die zu Beginn keiner Rolle zugewiesen ist.
• Die Verbindung läuft über eine OAuth-Freigabe: Der Assistent sieht Ihr Passwort nicht.
• Sie sehen und trennen ihn unter Einstellungen → KI-Assistenten, und nach 90 Tagen ohne Nutzung wird er automatisch getrennt.
• Was der Assistent liest, fliesst in die Unterhaltung mit ihm ein und wird von seinem Anbieter bearbeitet: Wählen Sie mit Blick darauf.
• Standardmässig aus.

Das Aktivitätsprotokoll zeigt, wer was bei Aufgaben, Kommentaren, Zeit und Anhängen gemacht hat, und wann.

• Kommentare bearbeitet und löscht nur, wer sie geschrieben hat; Administratoren moderieren.
• Änderungen, die bagai selbst vornimmt, erscheinen ohne Namen: Sie stammen vom System, nicht von einer Person.
• Die Regeln für die Daten gelten für alle, Administratoren inbegriffen: Niemand schliesst eine Aufgabe, in der noch offene Arbeit steckt.

Auf dieser Seite steht nur, was bagai tatsächlich tut.

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