Alles, was bagai kann, Bereich für Bereich

Jede Aufgabe hat eine Nummer, zum Beispiel T-142, die bagai selbst vergibt. Sie ändert sich nie und wird nie wiederverwendet, auch nicht, wenn die Aufgabe gelöscht wird: So bedeutet «T-142» immer dasselbe, auch mündlich.

• Titel und formatierte Beschreibung, mit eingefügten Bildern.
• Priorität: dringend, hoch, normal, niedrig.
• Projekt optional. Ohne Projekt braucht es die Firma: Eine Aufgabe sagt immer, für welche Ihrer Firmen sie läuft.
• Beginn und Fälligkeit, mit oder ohne Uhrzeit.
• Geplanter Aufwand, so geschrieben, wie man ihn sagt: 4h 50m.
• Zuständige, keine oder mehrere: Es gibt keinen «Besitzer». Dazu Beobachter, die der Aufgabe folgen.
• Eine Tätigkeitsart (Installation, Support, Besichtigung…) und freie Labels.

Von jedem Status kommen Sie zu jedem anderen: kein vorgeschriebener Ablauf. Es gibt nur zwei Regeln, und sie gelten für alle, Administratoren inbegriffen.

• Eine Aufgabe, in der noch offene Unteraufgaben oder blockierende Abhängigkeiten stecken, lässt sich nicht schliessen.
• Eine Aufgabe, die noch auf eine Abhängigkeit wartet, lässt sich nicht starten.
• «Blockiert» geht immer: So sagen Sie richtig, dass eine Aufgabe wartet.
• Wenn bagai einen Statuswechsel ablehnt, sagt es, was ihn blockiert.

Die Arbeit lässt sich auf drei Arten aufteilen, je nachdem, wie viel sie wiegt.

An einer Aufgabe arbeiten mehrere Personen. bagai hält fest, wer ihr folgt und was besprochen wurde.

• Beobachter wie die Follower in ClickUp: Sie folgen einer Aufgabe automatisch, wenn Sie sie erstellen, wenn sie Ihnen zugewiesen wird, wenn Sie kommentieren oder sie ändern.
• Formatierte Kommentare. Jede Person bearbeitet und löscht nur die eigenen; Administratoren moderieren.
• Anhänge an Aufgaben, Projekten und Kunden: Sie wählen sie schon im Erfassungsformular aus oder ziehen sie auf die Detailansicht.
• Anhänge werden immer über bagai heruntergeladen, nie über einen direkten Link.
• Visueller Editor mit eingefügten Bildern. Sie können zu Markdown wechseln, und eingefügtes Markdown wird erkannt. Das gilt auch für die Notizen bei Projekten und Kunden.

Ein Termin ist eine Aufgabe mit fester Start- und Endzeit: eine Sitzung, eine Besichtigung, ein Kundenbesuch. Er hat Nummer, Status und Zuständige wie alle anderen und läuft zusätzlich von selbst.

• Jeder Automatismus lässt sich beim einzelnen Termin ausschalten.
• Verschieben Sie den Termin auf morgen, kommen Erinnerung, Start und Abschluss ebenfalls morgen.
• Die Zeit wird nur einmal erfasst. Die automatischen Zeilen sind als solche gekennzeichnet und lassen sich löschen wie alle anderen.
• Hat er offene Unteraufgaben, wird er nicht abgeschlossen: Er wartet, bis die letzte abgeschlossen ist, und schliesst sich dann von selbst ab.
• bagai prüft einmal pro Minute: Ein automatischer Schritt kann eine Minute später kommen.

Liste, Gantt und Board zeigen dieselben Aufgaben von drei Seiten. Aus jeder Ansicht öffnet sich die Aufgabe in einem Fenster über der Seite oder als ganze Seite.

Abgeschlossene Aufgaben bleiben ausgeblendet, bis Sie im Filter «Abgeschlossen» wählen.

Die Filterleiste funktioniert wie in ClickUp: die wichtigsten immer sichtbar, die übrigen unter «Filter».

• Mehrere Werte pro Filter: zwei Personen, drei Labels.
• «Ich» gilt immer für die Person, die gerade schaut: Derselbe Filter zeigt allen ihre eigenen Aufgaben.
• Fälligkeit: überfällig, heute, diese Woche, nächste sieben Tage, ohne Fälligkeit.
• Suche nach Wörtern, auch im Namen von Projekt und Kunde.
• Die letzten Filter merkt sich Ihr Konto. Häufig genutzte speichern Sie unter einem Namen.

In bagai ist das Projekt der Auftrag: Es sagt, für wen Sie arbeiten, mit wem und mit welchem Budget.

• Nummer, Firma, Kunde optional (interne Arbeiten haben keinen), Datumsangaben, Projektleitung und Team.
• Status des Projekts: Entwurf, laufend, sistiert, abgeschlossen, annulliert.
• Finanzen: verrechenbar oder nicht, Budget in Geld und in Stunden, Stundensatz.
• Auch an einem abgeschlossenen Projekt kann noch gearbeitet werden: Die Auswahllisten zeigen es zuunterst, mit dem Status daneben.
• Ordner auf mehreren Ebenen im Projekt. Zu welchem Projekt eine Aufgabe gehört, bestimmt ihr Ordner; der Filter auf einen Ordner schliesst die Unterordner ein.
• Bevor Sie einen vollen Ordner löschen, wählen Sie, ob der Inhalt verschoben oder gelöscht wird.
• Ordner sind zu Beginn zugeklappt, mit der Zahl der Aufgaben daneben. Was Sie aufklappen, bleibt beim nächsten Mal offen.

Der Kunde ist der Auftraggeber, also wer Ihnen den Auftrag erteilt. Die Firma ist Ihr eigenes Unternehmen, das die Arbeit ausführt: Eine Gruppe kann mehrere haben.

• Kunde als Unternehmen oder Privatperson, mit gültigen Stammdaten für jedes Land: MwSt.-Nr., UID, VAT oder EIN, Region oder Bundesstaat statt Provinz.
• Jede Firma gibt das Land oder die Region ihrer Feiertage an: 155 Länder und Regionen, dazu eigene Betriebsschliessungen.
• Währung pro Firma: Budgets und Stundensätze in der Währung Ihrer Firma, mit jedem Währungscode (CHF, EUR, USD, GBP …).
• Zeitzone pro Person: «heute», der Stundenrapport und der Kalender folgen der Uhrzeit der Person, die hinschaut.
• Projekte und Kunden haben eine Detailansicht; erstellt und bearbeitet werden sie in einem Fenster über der Liste.
• Zusammenfassung über einen frei wählbaren Zeitraum: offene und überfällige Aufgaben, geplante und erfasste Stunden, beteiligte Personen. Beim Kunden zusätzlich die Aufteilung nach Projekt.

Sie sehen gleich aus, beantworten aber zwei verschiedene Fragen.

Eine Tätigkeitsart lässt sich ausser Gebrauch nehmen: Sie verschwindet aus der Auswahl, bleibt aber auf den Aufgaben, die sie schon tragen, ohne dass die Historie verloren geht.

Zeit erfassen Sie mit der Stoppuhr oder von Hand, auf einer Aufgabe oder als freie Tätigkeit.

• Stoppuhr: Sie starten sie auf der Aufgabe und stoppen sie, wenn Sie fertig sind.
• Direkte Eingabe: eine Dauer (1h 30m) oder ein Zeitraum von–bis, mit Datum und Uhrzeit.
• Stunden lassen sich schon beim Erstellen der Aufgabe eintragen.
• Freie Tätigkeit, für alles, was keine Aufgabe ist: eine Sitzung, ein Telefonat, interne Arbeit. Mit Titel und, wenn nötig, Projekt, Kunde, Firma und Tätigkeitsart.

Sie können pro Aufgabe eine Stoppuhr laufen lassen, auch mehrere gleichzeitig. Die gemeinsame Zeit wird auf die laufenden Stoppuhren aufgeteilt, vorerst zu gleichen Teilen.

• Starten Sie eine Stoppuhr, während eine andere läuft, fragt bagai, ob beide weiterlaufen sollen oder die andere gestoppt wird. Es stoppt nie etwas stillschweigend.
• Laufende Stoppuhren sind auf jedem Bildschirm sichtbar, jede mit ihrem eigenen «Stopp».
• Beim Starten und Stoppen fragt bagai, ob die Aufgabe auf «In Arbeit» oder «Erledigt» wechseln soll.

Geplant: Beim Stoppen wird bagai vorschlagen, wie die Zeit nach der tatsächlich geleisteten Arbeit aufgeteilt wird.

Wenn mehrere Stoppuhren gleichzeitig laufen, zeigt jedes Total zwei Zahlen.

Eine Stunde mit zwei laufenden Stoppuhren: 30 Minuten verstrichen auf jeder Aufgabe, eine Stunde kumuliert auf beiden.

Beide Zahlen erscheinen überall: Zeilen, Totale, Statistiken, Zusammenfassungen, Dashboard, CSV und API.

Ihre Erfassungen der Woche, Tag für Tag.

• Zuklappbare Tage, damit Sie nur sehen, was Sie brauchen.
• Eine falsche Zeile lässt sich korrigieren.
• Wer die Berechtigung hat, öffnet den Stundenrapport einer Kollegin oder eines Kollegen, nur zum Lesen.
• Niemand erfasst Stunden für jemand anderen.

In der Aufgabenliste sehen Sie auf einen Blick, wohin die Zeit geht.

• Erfasste gegenüber geplanten Stunden, Unteraufgaben inbegriffen.
• Sortierbar.
• Ein roter Punkt, wo eine Stoppuhr läuft.

Jede Art wird anders beantragt und belastet etwas anderes.

Jeder Antrag hat eine Nummer, zum Beispiel A-57, und drei Status: offen, genehmigt, abgelehnt.

Für jede Person, in Tagen und in Stunden.

Anspruch + Übertrag + Korrektur − Bezogen

• Der Übertrag wird am 1. Januar automatisch berechnet.
• Die Korrektur wird von Hand eingetragen, mit einer Notiz, die den Grund nennt.
• Der Anspruch wird auf drei Ebenen festgelegt: für die ganze Installation, pro Firma, pro Person.

bagai berechnet die Feiertage für das Land oder die Region der anstellenden Firma: 155 Länder und Regionen (Kantone, Bundesländer), Ostern inbegriffen.

• Wer bei einer Tessiner Firma angestellt ist, hat die Tessiner Feiertage; wer bei einer Zürcher Firma angestellt ist, die Zürcher.
• Dazu kommen einmalige Betriebsschliessungen, etwa ein Brückentag, oder jährlich wiederkehrende, etwa ein lokaler Festtag.

Die Liste der Absenzen ist persönlich. Wer nur die Anwesenheiten sehen darf, sieht im Kalender «Abwesend», ohne die Art: Eine Krankheit ist ein Gesundheitsdatum.

• In externe Kalender schreibt bagai nie die Art oder den Grund einer Absenz.

Monatsansicht und Wochenansicht nach Stunden, mit Aufgaben und Terminen, Absenzen und Einträgen aus verbundenen Kalendern.

• Ein Klick oder ein Ziehen über die halben Stunden erstellt eine Aufgabe oder einen Termin.
• Sie ziehen einen Eintrag, um ihn zu verschieben: bagai fragt nach und behält die Dauer bei.
• Von den Aufgaben erscheinen die Termine sowie alle mit «Im Kalender anzeigen». «Zeit blockieren» lässt sie als belegt zählen.
• Volle Tage: gleichzeitige Einträge nebeneinander, «+N», um den Rest zu öffnen, lange Titel, die das Raster nicht sprengen.
• Die belegten Zeiten von Kolleginnen und Kollegen, für Personen mit Berechtigung: «Belegt · Name», ohne Titel.

Wenn Sie jemanden zu einer Zeit einteilen, in der die Person schon Termine, zeitblockierende Aufgaben, externe Einträge oder Absenzen hat, sagt bagai es Ihnen: im Formular, in der Detailansicht und beim Speichern.

bagai warnt, blockiert aber nicht: Sie entscheiden.

Jede Person verbindet ein oder mehrere Postfächer.

• Exchange on-premise: Die zulässigen Server legt fest, wer bagai verwaltet.
• Microsoft 365 und Google, mit Anmeldung im Browser: Die Verbindungen richtet ein, wer bagai verwaltet.

bagai liest die verbundenen Kalender alle zehn Minuten, von einem Monat zurück bis sechs Monate voraus.

• Für jeden Kalender wählen Sie, ob er gelesen wird.
• Und Sie wählen, ob Sie für Ihre Kolleginnen und Kollegen als «belegt» erscheinen, wenn Sie dort einen Eintrag haben.

bagai schreibt fast in Echtzeit in die verbundenen Kalender, Kalender für Kalender.

• Dorthin gehen die Termine und Aufgaben, für die Sie zuständig sind.
• Ihre Absenzen und, wenn Sie Absenzen genehmigen, die aller anderen.
• Nie doppelt.
• Nie die Art oder den Grund einer Absenz.

Aus einer Sitzung im externen Kalender erstellen Sie einen Termin oder eine Aufgabe, oder Sie verknüpfen sie mit einer bestehenden. Verschiebt sich die Sitzung, übernimmt die Aufgabe die neuen Zeiten.

Drei Funktionen für externe Kalender sind geplant, aber noch nicht verfügbar:

• ein automatisch in bagai erstellter Termin für jeden gelesenen Eintrag, per Schalter aktivierbar;
• Einladungen aus externen Kalendern direkt in bagai annehmen oder ablehnen;
• die externen Kalender der Kolleginnen und Kollegen sehen.

Wer die Berechtigung hat, verbindet das eigene Telefon mit einem QR-Code oder einem Code. bagai liest nur die Arbeits-Chats.

• Chats mit Kolleginnen und Kollegen, an der Nummer erkannt.
• Chats mit einem WhatsApp-Business-Label, das Sie selbst gewählt haben.
• Chats mit Kunden, nach Ihrer Bestätigung.
• Alle anderen nur, wenn Sie sie von Hand einschalten.

Von den übrigen Chats bleibt nichts zurück.

Sprachnachrichten werden transkribiert, und bagai liest auch Bilder und Dateien. Die Nachrichten sind verschlüsselt und werden nach 30 Tagen gelöscht.

Einen Chat lesen Sie über die Zusammenfassung: den aktuellen Stand und ein Tagebuch mit einer Zusammenfassung pro Tag. Die Zusammenfassung wird nachts neu erstellt oder wenn Sie auf «Aktualisieren» tippen.

Aus den Nachrichten der letzten 24 Stunden leitet bagai Vorschläge ab, was in bagai einzutragen ist:

• eine neue Aufgabe oder ein neuer Termin, auch mit dem passenden Projekt;
• eine Änderung oder ein Statuswechsel einer Aufgabe;
• ein Kommentar;
• neue Angaben zu einem Kunden;
• eine eigene Absenz;
• die Genehmigung oder Ablehnung einer Absenz;
• eine Datei, die an eine Aufgabe angehängt werden soll.

Jeder Vorschlag lässt sich vor dem Annehmen korrigieren und verfällt nach 7 Tagen.

Eine Push-Benachrichtigung für jeden neuen Vorschlag, wenn Push eingeschaltet ist, und eine Zusammenfassung per E-Mail um 8 Uhr morgens.

Wenn Sie bagai öffnen, finden Sie Ihren Tag auf einer Seite. Jeder Block erscheint nur für die Personen, die ihn lesen dürfen.

• Ihre Zahlen.
• Überfällige und bald fällige Aufgaben.
• Agenda von heute und morgen.
• Stunden der Woche.
• Absenzensaldo.
• Anträge zur Genehmigung.
• Wer heute fehlt.
• Neuigkeiten zu Ihren Aufgaben.

Sie wählen den Zeitraum und die Filter, dieselben wie in der Aufgabenliste.

• Zusammenfassung des Zeitraums.
• Aufgaben nach Status und nach Priorität.
• Auslastung pro Person.
• Geplante und verstrichene Stunden, Projekt für Projekt.

Die Auslastung pro Person sieht nur, wer die Zeit der Kolleginnen und Kollegen sehen darf.

CSV-Dateien mit Semikolon und UTF-8, die Excel in Europa direkt öffnet (im amerikanischen oder britischen Excel: Daten → Aus Text/CSV), laufend erzeugt, auch wenn sie lang sind.

• Aufgabenliste, mit den Filtern, die Sie gesetzt haben.
• Zeiterfassungen.
• Zusammenfassung pro Projekt.
• Auslastung pro Person.

Eine Seite zeigt, was gerade passiert und was passiert ist.

• Wer gerade eine Stoppuhr laufen hat.
• Was bei Aufgaben, Kommentaren, Zeit und Anhängen passiert ist, mit wem und wann.
• Änderungen, die bagai selbst vornimmt, etwa ein Termin, der startet, erscheinen ohne Namen: Sie stammen vom System.

Alles, was die Arbeit einer Person betrifft, an einem Ort.

• Stammdaten.
• Ihre Arbeit im gewählten Zeitraum.
• Wie sie die Zeit einsetzt: aufgeteilt nach Projekt, nach Kunde und nach Tätigkeitsart.
• Offene Aufgaben und Projekte.
• Absenzensaldo.
• Letzte Aktivitäten und Kontoaktionen.

«Mein Profil» öffnen Sie über das Benutzermenü.

Dieselbe Arbeit wie in den Formularen, nur gesprochen statt getippt.

• 29 Befehle: Aufgaben (erstellen, ändern, Status, Kommentar, Checkliste, Zeit, Stoppuhr, Suche, löschen), Kunden, Projekte, Firmen, Labels, Personen und Absenzen.
• Es funktioniert als Gespräch: Nach einer Suche nennen Sie eine Aufgabe einfach beim Titel. Beim Vorlesen korrigieren Sie ein Feld, ohne alles neu zu diktieren.
• Jeder Befehl prüft die Berechtigungen der Person, die spricht. Löschungen werden anders vorgelesen, mit dem Hinweis «kann nicht rückgängig gemacht werden».
• Italienisch und Englisch, in der Sprache Ihres Kontos.
• Heute probieren Sie sie im Browser aus; gedacht ist die Sprachsteuerung für die Apps: iPhone als Beta im November, Android als Beta im Dezember, Apple Watch bis Ende 2026.

Die Verbindung läuft über eine OAuth-Freigabe: Sie melden sich mit Ihrem Konto an und erlauben dem Assistenten den Zugriff.

• Er liest Aufgaben und Detailansichten, Projekte, Kunden, Stunden, Statistiken, Absenzen und Saldo, Kalender, Auswahllisten.
• Er schreibt mit demselben Katalog wie die Sprachsteuerung, Löschungen inbegriffen, und verwendet die Namen von Kunden, Projekten und Personen, keine internen Kennungen. Ein Name, der nicht genau einem Eintrag entspricht, schreibt nichts.
• Es braucht die Berechtigung ai.connect, die zu Beginn keiner Rolle zugewiesen ist.
• Verbundene Assistenten sehen und trennen Sie unter Einstellungen → KI-Assistenten. Nach 90 Tagen ohne Nutzung werden sie automatisch getrennt.

Den Import führt jemand mit der Stufe Administrator im Browser aus, in vier Schritten.

Fast alles, was Sie in ClickUp haben:

• Personen und Labels;
• Projekte und Ordner;
• Aufgaben und Unteraufgaben, mit Checklisten, Kommentaren und Anhängen;
• erfasste Stunden;
• Status, Abhängigkeiten und Beobachter.

Keine freie Registrierung. Wer bagai verwaltet, legt die Person an, und eine Einladung geht per E-Mail hinaus; wer sie annimmt, wählt das Passwort, ist sofort drin und kann Zwei-Faktor-Authentifizierung und Passkeys aktivieren.

Jede Person hat genau eine Stufe.

Eine Rolle ist ein Bündel von Berechtigungen. Zu Beginn gibt es Administration, Entwicklung, Techniker und Systemtechniker; geändert werden sie auf der Seite «Rollen». Eine Person kann mehrere haben.

• Alle Aufgaben sehen oder nur die eigenen.
• Den Status einer Aufgabe weiterschalten, ohne ihre Angaben ändern zu dürfen.
• Den Stundenrapport von Kolleginnen und Kollegen öffnen.
• Absenzen genehmigen oder ablehnen.
• Einen KI-Assistenten verbinden.

Zwei Häkchen pro Rolle bestimmen, ob man alle Aufgaben und alle Projekte sieht oder nur die eigenen, also die, für die man zuständig ist, denen man folgt, die man leitet oder bei denen man Mitglied ist.

Die Regel gilt überall: Listen, Ansichten, Kalender, Statistiken, CSV, Sprachsteuerung, Protokoll.

Drei Regeln, die sich nicht umgehen lassen:

• niemand deaktiviert sich selbst;
• der letzte Administrator kann nicht verschwinden;
• ein Verwalter vergibt keine Rollen mit Berechtigungen, die er selbst nicht hat.

Vor- und Nachname getrennt, zugehörige Firmen und die anstellende Firma, die über die Feiertage entscheidet.

Die heutigen Anmeldewege:

• Passwort;
• Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authenticator-App (TOTP), mit Wiederherstellungscodes;
• Passkey, im Web;
• Passwort-Wiederherstellung und Bestätigung der E-Mail-Adresse.

Ein deaktiviertes Konto ist auf jedem Weg gesperrt: Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkey, offene Sitzungen, Tokens der Apps und der KI-Assistenten.

In den Apps verwalten Sie Profil, Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung mit QR-Code und verbundene Geräte. Die erste ist die iPhone-App, als Beta im November.

Web, E-Mails, Push-Benachrichtigungen, Einträge in verbundenen Kalendern und Sprachsteuerung; die Apps halten es genauso, sobald sie erscheinen.

• Die Sprache gehört zu Ihrem Konto: E-Mails und Push-Benachrichtigungen kommen in der Sprache der Person, die sie erhält.

Deutsch und Französisch kommen bald, wie auf dieser Website.

Für iPhone als Beta im November 2026. Für Android als Beta im Dezember 2026. Für iPad, Mac und Apple Watch bis Ende 2026. Auf Windows-PCs nutzen Sie die Web-App, ebenfalls bis Ende 2026 installierbar wie ein Programm.

Die Apps sprechen mit bagai über eine API (/api/v1), die die ganze tägliche Arbeit, die Verwaltung und die Absenzen samt Genehmigungen abdeckt, mit denselben Berechtigungen wie im Web.

• Ein Token pro Gerät.
• Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, in zwei Schritten.
• OpenAPI-Spezifikation veröffentlicht und durch Tests geprüft.

Zu Absenzen, Erinnerungen an Termine und WhatsApp-Vorschlägen, mit auf das Minimum reduziertem Inhalt.

Standardmässig ausgeschaltet: bagai funktioniert auch ohne sie genauso.

Für alle, die wissen wollen, was darunter steckt:

• ein Kubernetes-Namespace pro Installation;
• Netzwerkregeln (NetworkPolicy), angewendet und im Betrieb geprüft;
• Konfiguration vollständig über Umgebungsvariablen, Datenbank-Updates bei jedem Release erneut ausführbar;
• Diagnosebefehle für jedes optionale Modul: Sprachsteuerung, Push, Kalender, WhatsApp, KI-Assistenten.