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Sprachsteuerung

Aufgaben anlegen, Stunden erfassen und Ferien beantragen per Sprache, auf Italienisch und Englisch

29 Befehle, gesagt, wie Sie es einer Kollegin sagen würden. Bevor bagai speichert, liest es vor, was es verstanden hat, mit den echten Kundennamen und Daten: Nichts wird gespeichert ohne Ihr Ja.

Vom iPhone mit der Aktionstaste und vom Computer. Android folgt gleich, die Apple Watch bis Ende Jahr.

Warum per Sprache

Wer im Aussendienst arbeitet, hat oft die Hände nicht frei. Genau dort wird Zeit nicht erfasst und werden Aufgaben nicht eröffnet: Ein Formular auf dem Handy, oben auf der Leiter oder vor dem offenen Schaltschrank, füllt niemand aus. Mit der Sprachsteuerung sagen Sie einfach, was zu tun ist.

  • Dieselbe Arbeit wie in den Formularen, mit denselben Regeln.
  • Am meisten bringt sie auf dem Handy, deshalb ist sie für die Apps gedacht.

Vor dem Ja wird nichts geschrieben

Ein gesprochener Satz ergibt einen Vorschlag, keine Aktion. Eine Transkription kann ein Wort falsch verstehen, und ein Kunde kann fast gleich heissen wie ein anderer: Beim Vorlesen merken Sie es. Das macht es sicher, zu sprechen statt zu tippen.

  • Bestätigt wird nur mit einem klaren Ja: «Ja, aber ändere das Datum» ist eine Korrektur.
  • Brechen Sie ab, bleibt nichts zurück: kein Entwurf, keine halbe Aufgabe.

29 Befehle

Die tägliche Arbeit und ein Teil der Verwaltung. Zu jedem Befehl ein Beispielsatz: Sie müssen ihn nicht Wort für Wort sagen.

Aufgaben, Zeit und Stoppuhren

Aufgabe erstellen «Erstelle eine dringende Aufgabe für den Kunden Cattaneo Costruzioni: Server in Ordnung bringen bis Freitag, zwei Stunden.»
Aufgabe ändern «Setz bei T-142 die Fälligkeit auf Montag.»
Status ändern «Setz T-88 auf ‹In Arbeit›.»
Kommentieren «Schreib bei T-142, dass der Kunde das Angebot bestätigt hat.»
Checklistenpunkt hinzufügen «Füge der Checkliste von T-142 hinzu: Backups prüfen.»
Zeit erfassen «Erfasse zweieinhalb Stunden auf T-142, gestern geleistet.»
Stoppuhr starten «Starte die Stoppuhr auf T-142.»
Stoppuhr stoppen «Ich bin fertig, stopp die Stoppuhr.»
Aufgaben suchen «Zeig mir die offenen Aufgaben von Cattaneo Costruzioni.»
Aufgabe löschen «Lösche die Aufgabe T-142.»

Kunden

Kunden erstellen «Füge den Kunden Elena Sulmoni hinzu, Privatperson.»
Kunden ändern «Ändere die Adresse des Kunden Cattaneo Costruzioni auf Via Cantonale 12, Lugano.»
Kunden löschen «Lösche den Kunden Impianti Fontana.»

Projekte

Projekt eröffnen «Eröffne ein Projekt für die Firmenwebsite des Kunden Cattaneo Costruzioni.»
Projekt ändern «Verschiebe die Fälligkeit des Projekts Firmenwebsite auf Ende November.»
Projekt löschen «Lösche das Projekt IT-Betreuung.»

Ihre Firmen

Firma erstellen «Erstelle die Firma Pagani Servizi Italia.»
Firma ändern «Benenne die Firma Pagani Servizi in Pagani Servizi SA um.»
Firma löschen «Lösche die Firma Pagani Servizi Italia.»

Labels

Label umbenennen «Benenne das Label superdringend in dringend um.»
Label löschen «Lösche das Label alte Preisliste.»

Personen

Person einladen «Lade Giulia Rezzonico ein, mit der E-Mail giulia.rezzonico@example.com.»
Person deaktivieren «Deaktiviere den Benutzer Marco Induni.»
Person reaktivieren «Reaktiviere Marco Induni.»
Stufe ändern «Mach Giulia Rezzonico zur Administratorin.»

Absenzen

Absenz beantragen «Ich beantrage Ferien vom 21. bis 24. Dezember.»
Antrag genehmigen «Genehmige den Antrag A-57.»
Antrag ablehnen «Lehne den Antrag A-58 ab.»
Absenzen suchen «Zeig mir die offenen Absenzanträge.»

Aufgaben nennen Sie mit der Nummer, zum Beispiel T-142: So nennt man sie im Gespräch, und deshalb wird eine Nummer nie wiederverwendet. Eine Aufgabe ohne Projekt erhält Ihre Firma, wenn Sie keine andere nennen.

Abwechselnd sprechen

Ein Diktat ist ein Gespräch: bagai merkt sich, worüber Sie gerade gesprochen haben.

  • Unter den eben genannten Aufgaben ist «das Backup» eindeutig. In allen Aufgaben wären es zwanzig: Deshalb wird der Titel nur unter den Aufgaben im laufenden Gespräch gesucht.
  • Passt der Titel auf zwei Aufgaben, wählt bagai nicht selbst: Es sagt es Ihnen und fragt nach der Nummer.
  • «Die da», «die erste», «die letzte» funktionieren nicht, bewusst: Nach ein paar Befehlen weiss niemand mehr, worauf sie zeigen. Eine Nummer oder ein Titel meinen immer dasselbe.
  • Der Zusammenhang hält einen Arbeitstag und wird mit jedem Satz erneuert.
  • Er gilt pro Gerät: Das Handy im Lager und der Browser im Büro sind zwei verschiedene Gespräche.

Korrigieren, ohne neu zu diktieren

Auf das Vorlesen können Sie mit einer Korrektur antworten, die weder als Ja noch als Nein gilt: bagai ändert den Vorschlag und liest ihn neu vor, der Rest des ersten Satzes bleibt, wie er war.

  • Die Korrektur führt nichts aus: Bestätigt wird beim zweiten Mal.
  • Mit einer Korrektur wechseln Sie nicht den Befehl. Wollten Sie etwas anderes, brechen Sie ab und diktieren neu.
  • Ein Feld lässt sich nicht leeren: «Nimm den Kunden weg» ist nicht zu unterscheiden von «das habe ich nicht gesagt».

Löschungen klingen anders

Per Sprache können Sie eine Aufgabe, einen Kunden, ein Projekt, eine Firma oder ein Label löschen. Das Vorlesen einer Löschung gleicht keinem anderen: Es nennt, was gleich verschwindet, und sagt, dass es nicht rückgängig zu machen ist.

  • Bei den übrigen Befehlen ist das Vorlesen eine Höflichkeit: Eine versehentlich geschlossene Aufgabe öffnet man wieder, ein falsches Datum korrigiert man. Bei einer Löschung ist es das einzige Netz, und Sie müssen den Unterschied hören, bevor Sie Ja sagen.
  • Kommentare, Zeiterfassungen und Anhänge löschen Sie nicht per Sprache: Sie entfernen sie in der Detailansicht, wo Sie sehen, was Sie entfernen.

«Ich lösche T-155 Zertifikate erneuern. Das kann nicht rückgängig gemacht werden: Bestätigen?»

Was bagai nicht errät

Was nicht gesagt oder nicht verstanden wurde, bleibt leer, und das Vorlesen sagt es Ihnen, bevor Sie bestätigen.

  • Ein Kunde, ein Projekt oder eine Person, die es in den Stammdaten nicht gibt, bleibt leer.
  • Ein Name, der auf zwei Einträge passt: bagai wählt keinen davon aus.
  • Zuständige werden nicht abgeleitet: Wer spricht, teilt sich die Aufgabe nicht zu, nur weil er gesprochen hat.
  • Ein nicht verstandenes Datum oder eine nicht verstandene Dauer bleibt leer und wird nicht erfunden.

Nur mit Ihren Berechtigungen

Jeder Befehl prüft die Berechtigungen der Person, die spricht. Wer keinen Kunden löschen darf, löscht ihn auch nicht per Sprache, und dieser Befehl wird ihm gar nicht erst angeboten.

  • Die Berechtigung wird beim Bestätigen geprüft, nicht beim Verstehen des Satzes: Hat sie inzwischen jemand entzogen, wird der Befehl nicht ausgeführt.
  • Es gelten dieselben Regeln. Eine Aufgabe mit offenen Unteraufgaben per Sprache zu schliessen, wird abgelehnt wie von Hand, und die Ablehnung sagt, was blockiert.
  • Auch die Sichtbarkeit Ihrer Rolle gilt: Sehen Sie nur Ihre eigenen Aufgaben, sucht die Sprachsteuerung nur unter diesen.

Was man nicht diktiert, und warum

Zwei Dinge bleiben bewusst ausserhalb der Sprachsteuerung.

Die Rollen

Eine Rolle bündelt Dutzende von Berechtigungen. Es ist der einzige Fall, in dem ein missverstandener Satz Rechte vergeben könnte, statt sie zu nutzen. Rollen verwalten Sie auf der Seite «Rollen», wo die ganze Berechtigungstabelle sichtbar ist.

Rollen und Firmen einer eingeladenen Person

Wer per Sprache eingeladen wird, startet ohne Rollen, und das Vorlesen sagt es: «Ich lade Giulia Rezzonico ein, als Benutzerin, ohne Rollen». Rollen und Firmen weisen Sie ihr auf der Seite «Benutzer» zu, wo niemand mehr vergeben kann, als er selbst hat.

Wo Sie sie nutzen

Heute probieren Sie sie im Browser aus: Sie diktieren, lesen die Rückfrage, bestätigen. Gedacht ist die Sprachsteuerung für die Apps: Die iPhone-App erscheint im November als Beta, die Android-App im Dezember, die App für die Apple Watch bis Ende 2026.

  • Web

    Schon heute: im Browser diktieren, die Rückfrage lesen, bestätigen.

  • iPhone

    Sie starten über die Aktionstaste und lesen die Rückfrage in der Dynamic Island, auf den Modellen, die beides haben. Beta im November.

  • Apple Watch

    Diktieren und bestätigen am Handgelenk, wenn die Hände nicht frei sind. Bis Ende 2026.

  • Android

    Dieselbe Sprachsteuerung, mit denselben Regeln und demselben Vorlesen. Beta im Dezember.

Italienisch und Englisch

Die Sprachsteuerung versteht Italienisch und Englisch und verwendet die Sprache Ihres Kontos, auch beim Vorlesen.

Die Aufnahmen

Solange sich die Funktion einspielt, werden die Aufnahmen nur wenige Tage aufbewahrt, um zu verstehen, warum ein Befehl missverstanden wurde. Danach werden sie automatisch gelöscht.

  • Sie sind keine Anhänge, erscheinen in keiner Detailansicht und lassen sich in bagai nicht abspielen.
  • Nutzen Sie die Spracherkennung Ihres Handys und senden bagai nur den Text, bewahrt bagai keine Aufnahme auf.
  • Nutzen Ihre Mitarbeitenden die Sprachsteuerung, informieren Sie sie darüber, dass die Aufnahmen diese wenigen Tage aufbewahrt werden.