Tutto quello che fa bagai, area per area

Ogni task ha il suo codice, per esempio T-142, che bagai assegna da solo e non riusa mai. Così «T-142» è sempre quel lavoro lì, anche quando lo dici a voce.

• Titolo e descrizione, con immagini incollate.
• Priorità: urgente, alta, normale, bassa.
• Il progetto è facoltativo; se manca, il task dice per quale delle tue aziende è aperto.
• Inizio e scadenza, con o senza orario.
• Tempo previsto, scritto come lo diresti: 4h 50m.
• Una o più persone assegnate, o nessuna, e osservatori che seguono il task.
• Un tipo di attività (installazione, assistenza, sopralluogo…) ed etichette libere.

Passi da uno stato all’altro come ti serve, senza percorsi obbligati. Le regole sono solo due, e valgono per tutti, amministratori compresi.

• Un task non si chiude finché ha sottotask o dipendenze bloccanti ancora aperti.
• Un task non parte finché sta aspettando un altro task.
• «Bloccato» si può mettere sempre: è il modo giusto per dire che un task aspetta.
• Se bagai non accetta un cambio di stato, ti dice cosa lo blocca.

Il lavoro si divide in tre modi, secondo quanto pesa.

Su un task lavorano spesso più persone: bagai tiene insieme chi lo segue e cosa vi siete detti.

• Cominci a seguire un task da solo quando lo crei, quando te lo assegnano, quando lo commenti o lo modifichi, come con i follower di ClickUp.
• Commenti formattati. Ognuno modifica ed elimina solo i suoi; gli amministratori moderano.
• Allegati su task, progetti e clienti: li aggiungi già mentre crei il task, o li trascini sulla scheda.
• Gli allegati si scaricano solo da bagai, e solo da chi ha il permesso.
• Scrivi come in un normale editor e incolli le immagini; se preferisci, c’è anche il markdown. Lo stesso vale per le note di progetti e clienti.

Un appuntamento è un task con un orario di inizio e di fine: una riunione, un sopralluogo, una visita. Ha codice, stati e persone come gli altri, e in più fa da solo un po’ di lavoro al posto tuo.

• Ogni automatismo si può togliere sul singolo appuntamento.
• Se sposti l’appuntamento a domani, il promemoria, l’inizio e la chiusura si spostano con lui.
• Il tempo si registra una volta sola, e le righe automatiche si riconoscono e si correggono come le altre.
• Se ha sottotask aperti non si chiude: aspetta l’ultimo, poi si chiude da solo.
• Se nasce da una riunione del calendario esterno, si sposta insieme a lei.

Elenco, Gantt e board mostrano gli stessi task in tre modi. Da ognuna apri il task in una finestra, senza perdere il punto, o a pagina intera.

I task completati non ingombrano: li rivedi scegliendo «Completato» nel filtro.

Se vieni da ClickUp ti trovi a casa: i filtri principali sempre a vista, gli altri sotto «Filtro».

• Più valori per ogni filtro: due persone, tre etichette.
• «Io» vale sempre per chi guarda: lo stesso filtro mostra a ognuno i suoi task.
• Scadenza: in ritardo, oggi, questa settimana, prossimi sette giorni, senza scadenza.
• Ricerca per parole, anche sul nome del progetto e del cliente.
• bagai si ricorda gli ultimi filtri che hai usato, e quelli che ti servono spesso li salvi con un nome.

In bagai il progetto è la commessa: dice per chi lavori, con chi e con quale budget.

• Codice, azienda, cliente (i lavori interni non ce l’hanno), date, responsabile e squadra.
• Stato della commessa: bozza, in corso, sospesa, completata, annullata.
• Soldi: fatturabile o no, budget in denaro e in ore, tariffa oraria.
• Anche su una commessa chiusa puoi ancora segnare lavoro: la trovi in fondo all’elenco.
• Cartelle e sottocartelle dentro il progetto, per mettere ordine nei lavori grandi.
• Prima di eliminare una cartella piena scegli se spostare quello che c’è dentro o eliminarlo.
• Le cartelle si aprono e si chiudono, con il numero dei task accanto, e bagai si ricorda come le hai lasciate.

Il cliente è chi ti commissiona il lavoro; l’azienda è la tua. Se hai più società, le tieni tutte in bagai.

• Clienti aziende o privati, con un’anagrafica che va bene in qualsiasi paese: P.IVA, UID, VAT o EIN.
• Ogni tua azienda ha i festivi del suo paese o della sua regione, fra 155, più le sue chiusure.
• Budget e tariffe nella valuta della tua azienda: CHF, EUR, USD, GBP o qualsiasi altra.
• Ognuno ha il suo fuso orario: «oggi», foglio ore e calendario seguono l’ora di chi guarda.
• Progetti e clienti hanno una scheda, e li crei o li modifichi senza lasciare l’elenco.
• Per ogni cliente e progetto vedi un riepilogo del periodo che scegli: task aperti e in ritardo, ore previste e fatte, chi ci ha lavorato. Per il cliente, anche commessa per commessa.

Sembrano la stessa cosa, ma rispondono a due domande diverse.

Un tipo di attività che non usi più lo togli dalle scelte, e lo storico resta.

Il tempo lo segni con il cronometro o a mano, su un task o come attività libera.

• Cronometro: lo avvii sul task e lo fermi quando hai finito.
• A mano: una durata, come 1h 30m, oppure un orario di inizio e di fine.
• Le ore puoi scriverle già mentre crei il task.
• Quello che non è un task, come una telefonata o una riunione interna, lo segni come attività libera, con progetto e cliente se servono.

Puoi tenere accesi più cronometri insieme, uno per task. Il tempo in comune, per ora, si divide in parti uguali.

• Se ne avvii uno mentre un altro gira, bagai ti chiede se tenerli tutti e due o fermare l’altro.
• I cronometri accesi si vedono in ogni schermata, ognuno con il suo «Ferma».
• Quando lo avvii o lo fermi, bagai ti propone di passare il task a In corso o a Fatto.

In arrivo: allo stop bagai ti proporrà come dividere il tempo in base al lavoro fatto davvero.

Quando più cronometri girano insieme, ogni totale mostra due numeri.

Un’ora con due cronometri accesi: 30 minuti trascorsi su ciascun task, un’ora cumulata su entrambi.

Li trovi tutti e due ovunque: totali, statistiche, riepiloghi, dashboard, CSV e API.

La tua settimana, giorno per giorno.

• Chiudi i giorni che non ti servono e guardi solo quello che conta.
• Una riga sbagliata si corregge.
• Chi ha il permesso apre il foglio ore di un collega, in sola lettura.
• Nessuno registra ore al posto di un altro.

Nell’elenco dei task vedi a colpo d’occhio dove sta andando il tempo.

• Ore registrate contro ore previste, sottotask compresi.
• Si può ordinare.
• Un pallino rosso dove gira un cronometro.

Ogni tipo si chiede a modo suo e scala dal saldo giusto.

Ogni richiesta ha un codice, per esempio A-57, e può essere in attesa, approvata o rifiutata.

Per ogni persona, in giorni e in ore.

spettante + riportato + rettifica − goduto

• Il riporto dall’anno prima si calcola da solo il 1° gennaio.
• La rettifica si scrive a mano, con una nota che dice perché.
• I giorni spettanti li imposti per tutti, per azienda o per singola persona.

bagai conosce i festivi di 155 paesi e regioni, cantoni svizzeri compresi, e li applica in base all’azienda che ha assunto la persona.

• Chi è assunto da un’azienda ticinese ha i festivi del Ticino; chi da un’azienda zurighese, quelli di Zurigo.
• Aggiungi le tue chiusure: un ponte una volta sola, o la festa patronale ogni anno.

L’elenco delle assenze è personale. Chi può vedere solo le presenze vede sul calendario «Assente», senza il tipo: una malattia è un dato sanitario.

• Sui calendari esterni bagai non scrive mai il tipo né il motivo di un’assenza.

Vista del mese e vista della settimana a ore, con task e appuntamenti, assenze e impegni dei calendari collegati.

• Clicchi o trascini sulle mezz’ore e crei un task o un appuntamento.
• Trascini un impegno per spostarlo: bagai ti chiede conferma e tiene la stessa durata.
• I task li mostri in calendario quando vuoi, e se occupano tempo contano come impegno.
• Anche le giornate piene restano leggibili: gli impegni contemporanei stanno affiancati.
• Se hai il permesso, vedi quando un collega è occupato, senza vedere di cosa si tratta.

Se assegni qualcuno in un orario in cui ha già un appuntamento, un impegno o è in ferie, bagai te lo dice subito, prima di salvare.

bagai avvisa ma non blocca: decidi tu.

Ognuno collega uno o più calendari.

• Exchange, anche installato sui server della tua azienda.
• Microsoft 365 e Google, entrando con il tuo account.

bagai li legge ogni dieci minuti, dal mese scorso ai prossimi sei mesi.

• Per ogni calendario scegli se leggerlo.
• E scegli se risultare «occupato» per i colleghi quando hai un impegno lì.

E ci scrive quasi in tempo reale.

• I tuoi appuntamenti e i task assegnati a te.
• Le tue assenze e, se sei tu ad approvarle, quelle di tutti.
• Senza doppioni.
• Senza mai il tipo o il motivo di un’assenza.

Da una riunione del calendario esterno crei un appuntamento o un task, oppure la leghi a uno che esiste già. Se la riunione si sposta, il task la segue.

Ci stiamo lavorando:

• un appuntamento creato in automatico in bagai per ogni impegno letto, se lo vuoi;
• accettare o rifiutare da bagai gli inviti che ricevi sui calendari esterni;
• vedere i calendari esterni dei colleghi.

Colleghi il tuo telefono con un QR o un codice, e bagai legge solo le chat di lavoro.

• I colleghi, riconosciuti dal numero.
• Le chat con un’etichetta WhatsApp Business che hai scelto tu.
• I clienti, dopo una tua conferma.
• Il resto solo se lo attivi tu.

Delle altre chat non resta niente.

I vocali vengono trascritti, e bagai legge anche immagini e file. I messaggi sono cifrati e si cancellano dopo 30 giorni.

Invece di scorrere cento messaggi leggi il riassunto: a che punto siete e cosa è successo giorno per giorno. Si aggiorna di notte, o quando premi «Aggiorna».

Dai messaggi delle ultime 24 ore bagai ti propone:

• un task o un appuntamento nuovo, anche con il suo progetto;
• una modifica o un cambio di stato di un task;
• un commento;
• dati nuovi di un cliente;
• una tua assenza;
• l’approvazione o il rifiuto di un’assenza;
• un file da allegare a un task.

Ogni proposta si corregge prima di accettarla, e scade dopo 7 giorni.

Una notifica sul telefono per ogni proposta nuova e, alle 8 del mattino, un’email di riepilogo.

Appena entri in bagai trovi la tua giornata in una pagina, con quello che ti riguarda.

• I tuoi numeri.
• Task in ritardo e in scadenza.
• Agenda di oggi e di domani.
• Ore della settimana.
• Saldo delle assenze.
• Richieste da approvare.
• Chi manca oggi.
• Le ultime novità sui tuoi task.

Scegli il periodo e i filtri, gli stessi dell’elenco dei task.

• Riepilogo del periodo.
• Task per stato e per priorità.
• Carico per persona.
• Ore previste e ore fatte, commessa per commessa.

Il carico per persona lo vede solo chi può vedere il tempo dei colleghi.

File CSV pronti per Excel, anche quando sono lunghi.

• Elenco dei task, con i filtri che hai impostato.
• Registrazioni di tempo.
• Riepilogo per commessa.
• Carico per persona.

In una pagina vedi cosa sta succedendo e cosa è successo.

• Chi ha un cronometro acceso adesso.
• Cosa è successo su task, commenti, tempo e allegati, con chi e quando.
• Quello che fa bagai da solo, come un appuntamento che parte, compare senza nome.

Tutto il lavoro di una persona, in un posto.

• Anagrafica.
• Il suo lavoro nel periodo.
• Come usa il tempo: per commessa, per cliente e per tipo di attività.
• Task aperti e progetti.
• Saldo delle assenze.
• Ultime attività e azioni sull’account.

«La mia scheda» si apre dal menu utente.

Quello che fai con i moduli lo fai anche a voce.

• Task (crei, modifichi, cambi stato, commenti, segni il tempo, avvii il cronometro, cerchi, elimini), clienti, commesse, aziende, etichette, persone e assenze: 29 operazioni in tutto.
• Parli come in una conversazione: dopo una ricerca chiami il task per titolo, e alla rilettura correggi solo quello che non va.
• Valgono i tuoi permessi, e prima di eliminare qualcosa bagai ti avvisa che non si torna indietro.
• Italiano e inglese, nella lingua del tuo account.
• Dall’iPhone con il tasto Azione e dal computer. Android arriva a dicembre, l’Apple Watch entro la fine del 2026.

Per collegarlo entri con il tuo account e dai il via libera all’assistente.

• Legge task, progetti, clienti, ore, statistiche, assenze e calendario.
• Scrive quello che puoi fare anche a voce, usando i nomi veri di clienti, progetti e persone. Se un nome non è chiaro, non scrive niente.
• Chi amministra bagai decide quali persone possono collegarlo.
• Lo vedi e lo scolleghi da Impostazioni → Assistenti AI; dopo 90 giorni senza uso si scollega da solo.

La fa un amministratore, in quattro passi.

Quasi tutto quello che hai in ClickUp:

• persone ed etichette;
• progetti e cartelle;
• task e sottotask, con checklist, commenti e allegati;
• ore registrate;
• stati, dipendenze e osservatori.

Nessuno si registra da solo: aggiungi una persona e le arriva un invito via email. Sceglie la password ed è dentro, e se vuole attiva subito la verifica in due passaggi o una passkey.

Ogni persona ha un livello solo.

Un ruolo è un pacchetto di permessi. Si parte con Amministrazione, Sviluppo, Tecnici e Sistemisti, che puoi cambiare come vuoi, e una persona può averne più d’uno. Alcuni permessi:

• Vedere tutti i task o solo i propri.
• Far avanzare lo stato di un task senza poterne riscrivere la scheda.
• Aprire il foglio ore dei colleghi.
• Approvare le assenze.
• Collegare un assistente AI.

Per ogni ruolo scegli se si vedono tutti i task e tutte le commesse o solo i propri: quelli assegnati, seguiti, o di cui si è responsabili o membri.

Vale ovunque: elenchi, viste, calendario, statistiche, CSV, voce e registro.

Tre regole che non si aggirano:

• nessuno si disattiva da solo;
• l’ultimo amministratore non può sparire;
• un manutentore non può dare ruoli con permessi che non ha.

Nome e cognome, le aziende per cui lavora e quella che l’ha assunto, che decide i festivi.

Puoi entrare con:

• password;
• verifica in due passaggi con un’app sul telefono, e codici di riserva se lo perdi;
• passkey;
• recupero della password e verifica dell’email.

Un account disattivato è chiuso dappertutto: password, verifica in due passaggi, passkey, sessioni aperte, app e assistenti AI.

Dall’app gestisci profilo, password, verifica in due passaggi e dispositivi collegati.

Ognuno sceglie la sua lingua, anche se in azienda ne parlate più d’una.

• Email e notifiche arrivano nella lingua di chi le riceve.

Tedesco e francese sono in arrivo.

iPhone dal lancio del 1° dicembre, con la beta già a novembre. Android a dicembre. iPad, Mac e Apple Watch entro la fine del 2026. Sul PC Windows usi la web app, che entro fine anno si installa come un programma.

Le app parlano con bagai attraverso un’API documentata, che copre tutto il lavoro di ogni giorno, l’amministrazione e le assenze, con gli stessi permessi.

• Un accesso separato per ogni dispositivo.
• Anche dalle app, accesso con verifica in due passaggi.
• Documentazione OpenAPI pubblicata e verificata dai test.

Ti avvisano di assenze, appuntamenti e proposte WhatsApp, mostrando solo il minimo indispensabile.

Le attivi se le vuoi: bagai funziona anche senza.

Per chi vuole sapere cosa c’è sotto:

• gira su GigaKube, la piattaforma che Daiko Lab SA gestisce in Svizzera, in uno spazio separato per ogni azienda;
• regole di rete che tengono ogni installazione isolata dalle altre, provate sul campo;
• aggiornamenti a ogni rilascio, senza che tu debba fare niente;
• controlli di funzionamento per ogni modulo: voce, notifiche, calendari, WhatsApp, assistenti AI.